Tout au long de votre activité de consultant, vous allez générer un certain nombre de frais. Transports, repas, matériel informatique, hébergement… Ce sont autant de charges qui peuvent fortement peser sur votre chiffre d’affaires. En portage salarial, vous avez la possibilité d’optimiser vos revenus en demandant la prise en charge de ces frais. Décryptage par notre équipe.

Avant toute chose, il est important de savoir qu’en portage salarial, on distingue deux types de frais professionnels : les frais refacturables et les frais déductibles.

Les frais refacturables

Dans le cas des frais refacturables, il s’agit de frais que vous avez engagé pour effectuer votre mission de freelance et qui sont pris en charge par votre client. Leur montant s’ajoute à votre facturation, mais n’impacte pas votre trésorerie. Attention, le remboursement de ces frais n’est pas systématique. C’est à vous de négocier avec votre client leur prise en charge lors de la conclusion de votre mission.

Les frais déductibles

En portage salarial, vous pouvez demander la prise en charge d’un certain nombre de vos frais professionnels. Ces frais correspondent à des dépenses que vous avez engagées tout au long de votre mission. De cette façon, vous allez augmenter votre rémunération mensuelle. La prise en charge des frais déductibles est prévue dans le cadre de votre contrat de travail. De plus, ces frais ne sont pas soumis à charges (cotisation de la sécurité sociale et CSG-CRDS).

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Comment bénéficier du remboursement de vos frais professionnels en portage salarial ?

Les conditions et les modalités de remboursement de vos frais dans le cadre du portage sont les mêmes pour tous. Pour en bénéficier, vous devez faire une demande de note de frais. Sur ce document, vous allez inscrire le type de frais que vous souhaitez vous faire rembourser ainsi que l’ensemble des informations permettant leur prise en charge.

Il est conseillé de ne faire qu’une seule note de frais par mois pour une prise en charge plus rapide – sauf en cas de prospection (3 mois avant, 3 mois après la mission) ou de multi-clients. Votre note de frais doit être transmise au plus tard le 5 du mois qui suit la période de frais, pour un remboursement au 20 du même mois. En cas de dépassement des délais, le rebroussement sera effectif le mois suivant. Le mieux est donc de faire vos notes de frais au mois le mois.

Exemple : si vous souhaitez vous faire rembourser des dépenses du mois M, vous allez transmettre votre note de frais au plus tard le 5 du mois M+1. Vos frais seront pris en charge le 20 du mois M+1 sur votre compte d’activité.

En résumé, en portage salarial, vous pouvez récupérer une partie du montant de vos frais professionnels par votre société de portage ou par votre client. Les frais refacturables et déductibles ne sont pas cumulables. Cependant, vous pouvez avoir négocié avec votre client le remboursement de vos frais de transport, tout en faisant une demande de remboursement de frais de repas à votre société de portage salarial.

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Quels sont les frais déductibles en portage salarial ?

Les frais de transport

Les frais de déplacement correspondent à des trajets domicile-lieu de mission ou à des déplacements professionnels nécessaires à la bonne exécution de votre mission sont considérés comme des frais de mission. À ce titre, vous pouvez bénéficier du remboursement de ces frais lorsque vous utilisez :

  • Votre véhicule personnel (voiture, moto ou vélo) ;
  • Les transports en commun (métro, train, tramway) ou les services publics de location (voiture, moto ou vélo) pour vous rendre sur votre lieu de travail ou à des événements professionnels. 

    Les frais de repas

    Il existe deux possibilités pour calculer le remboursement de vos frais de repas :

    • L’allocation forfaitaire, qui vous permet de bénéficier de la prise en charge de ces frais sans avoir à fournir de justificatifs. Vous percevez ainsi une indemnité journalière destinée à compenser les dépenses supplémentaires de repas. Cette indemnité est basée sur un barème URSSAF.
    • Le remboursement au réel, qui vous permet ici de bénéficier d’une prise en charge plus importante de vos frais de repas. Pour cela, vous devez fournir les justificatifs de vos dépenses. Ainsi, vous êtes remboursé du montant de vos repas lors de vos missions, dans la limite de 15€ pour un déplacement inférieur à 50km par jour et de 25€ par jour lors d’un déplacement à plus de 50km de votre domicile.

    Les frais d’hébergement, dans le cadre d’un grand déplacement

    Le forfait grand déplacement est une indemnité qui vous permet de couvrir les dépenses supplémentaires de nourriture et de logement engendré lorsque votre mission est considérée comme étant un grand déplacement. Le grand déplacement est caractérisé par l’impossibilité de regagner chaque jour votre lieu de résidence du fait de vos conditions de travail (distance, horaires de travail, modes de transport…). L’empêchement est présumé lorsque deux conditions sont simultanément réunies :

    • La distance domicile-lieu de mission est supérieure ou égale à 50 km (pour un trajet aller) ;
    • Les transports en commun ne vous permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (pour un trajet aller).

    Le remboursement des frais pour grand déplacement peut être réalisé sur la base d’un forfait (prévu par l’administration fiscale) ou sur la base des dépenses réellement engagées (sur justificatif).

    Les frais de matériel informatique

    Les frais que vous engagez à des fins professionnelles, pour l’utilisation ou l’achat d’outils numériques sont considérés comme des charges inhérentes à votre activité. Ces frais sont pris en charge par votre société de portage salarial. L’exonération peut porter sur :

    • L’achat de matériel informatique (achat d’un ordinateur dans la limite de 1 500€, d’un téléphone dans la limite de 800€, d’un logiciel ou de tout autre équipement nécessaire à l’exercice de votre activité professionnelle dans la limite de 500€/mois) ;
    • Les consommables, (cartouches d’encre, papier…);
    • Les frais d’internet et de téléphonie

      Les frais de télétravail

      Dans le cadre d’une mission que vous effectuez en télétravail (c’est-à-dire en dehors des locaux de votre client), les dépenses telles que l’achat de mobilier (bureau ou fauteuil ergonomique, étagères, meubles de rangement…), de matériel informatique, de fournitures (ramettes de papier, cartouches d’encre…) ainsi que les frais de connexion au réseau téléphonique et internet sont considérées comme des dépenses engagées pour la réalisation de votre mission. Ces frais sont pris en charge à hauteur de 50% par Didaxis.  

      Les frais de publicité et de référencement web

      En portage salarial, les frais professionnels liés à la visibilité de votre activité sont également remboursés. Sont concernées, les dépenses telles que les frais de publicité (Facebook, Google, presse spécialisée…), de création et d’hébergement de site web, l’impression de flyers

      Les frais de prospection

      Si dans le cadre de vos actions de prospections, vous devez inviter un client, vous restaurez loin de votre domicile, vous engagez des frais d’hôtel… Le remboursement de ces frais par votre société de portage est possible. Il se fera soit au réel (avec justificatif), soit sur la base des forfaits prévus par l’administration fiscale. Vos frais de prospection doivent être justifiés par un lien avec le développement de votre activité.

      Vous l’aurez compris, en portage salarial, vous avez la possibilité de demander à votre société de portage salarial la prise en charge d’un certain nombre de frais que vous avez engagé dans le cadre de vos missions. Ces frais constituent une source d’optimisation de revenus.